#ГотовностьУма Возвращаясь к систематизации на более высоком уровне, чем школьная программа (хотя и в ней существует термин «систематизация знаний учащихся»), попробуем понять её пользу на примерах из бизнеса. Я намеренно буду рассматривать простые, хоть и не всегда очевидные, примеры, чтобы мы все точно поняли суть рассуждений. Как сказали бы дайверы, перед погружением на более серьёзную глубину надо научиться нырять на мелководье.
В одной из компаний, которую мне довелось консультировать, наблюдался до неприличия огромный поток договоров. Помимо этого, документы имели принадлежность к разным направлениям деятельности компании: продажам, закупкам, технические договора, договора на обслуживание, контроль и сервис. В компании была установлена культура визирования всех договоров высшими руководителями компании на уровне подписания для исключения проблем в перспективе. Лавина этих договоров, перемещаясь по кабинетам руководителей, оседала стопками на столах у некоторых, смиренно ожидая своего часа.
Для того, чтобы понять ключевые моменты договора, необходимо было как минимум прочитать все его существенные разделы. Это тратило слишком много сил и времени дорогостоящих работников, но просто упразднить существовавшую на тот момент практику было бы неправильно. Нельзя договор поставки подписать без технолога и производственника. Они не будут знать деталей контракта, а значит, не будут готовы.
Было принято решение идентифицировать все возможные вариации договоров, имевших хождение в компании. Далее все договора были разделены на крупные группы по принадлежности к департаменту, или, если хотите, направлению деятельности в компании. После разделения на группы были придуманы нехитрые идентификационные коды, в том числе указывавшие на подгруппу, например: группа – договора отдела продаж, но конкретно – независимая розница, а не гипермаркет. В итоге мы получили не огромный, слабо идентифицируемый поток договоров, а чёткое разделение на группы и подгруппы с четырёх-пятизначным кодом на заглавной странице договора, что позволяло безошибочно понять не только, в чём основная идея этого договора, но и кто главный интересант внутри компании. Осталось разобраться, а все ли руководители должны изучать и визировать все категории договоров или можно освободить директора по продажам от визирования договора на покупку канцелярских принадлежностей. Создать список ответственных за определённую группу договоров, тем самым сняв груз ответственности с мало причастных.
На данном примере мы видим все этапы систематизации. Анализ, на основе которого мы препарировали всю кипу договоров, поняв, что их возможно разделить на более мелкие группы. Синтез, в результате которого появились уникальные идентификаторы, позволяющие легко и безошибочно определять группу и даже подгруппу. Обобщение, как закрепление определённых групп договоров за ограниченным и усечённым набором специалистов. И наконец, сравнение полученного результата с тем, что мы имели до того, как принялись всё это исправлять.
На выходе у нас освобождение высокооплачиваемых специалистов от работы, которую они не должны, а значит, могут не делать. У них появляется возможность сконцентрировать своё внимание на других областях для всеобщей пользы компании. Вдобавок мы получили лучшее понимание теми, кто принимает участие в подписании, куда смотреть и на что смотреть. Это бесспорно экономит время и деньги, плюс поднимает общий тонус работоспособности, но при этом является хорошим примером бюрократизации, в ходе которой нам удалось устранить часть бюрократов-поневоле. ✅ @AASyst
